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Software: Devonthink – Vorsicht, Datenverlust droht!

von Thomas Poppner

Devonthink erhält von mir wegen Sync-Problemen gerade keine Kaufempfehlung

Devontechnologies, wir müssen reden. Ich bin verärgert. Offen gestanden, verstehe ich die Welt nicht. Und noch offener gestanden – ich will nicht mal mehr reden. Ich könnte richtiggehend ins Essen brechen, so ärgerlich bin ich.

In meinen Augen gibt es zwischen einem Softwarehersteller und einem -käufer ein gewisses Agreement, das besagt, dass entscheidende Programmfehler behoben werden. Dabei werden wir wohl übereinstimmend der Ansicht sein, dass etwas, das zu Datenverlust führt, ein entscheidender Programmfehler ist. Aber Devontechnologies hält das offensichtlich nicht für nötig und setzt (in deren Support-Forum dokumentiert) fehlerhaften Code ein, bei dem jedem klar sein muss, dass ein solcher Fehler zwangsläufig zu Datenverlusten führt.

Massive Sync-Probleme mit Devonthink über Dropbox und iCloud

Es mag sein, dass das Sync-Feature von Devonthink vor Jahren noch ein nettes Zusatzgimmick war und man damals auch noch entsprechend larifari damit umgehen konnte.

Heute allerdings ist die Synchronisation zwischen Geräten ein Muss. Und eine Sync-Funktion sollte auch nicht meistens funktionieren, sondern immer. Wobei sicher jeder Nutzer einer Software dieser auch mal zugesteht, dass sie sich verschluckt.

Aber offensichtlich verstehen wir beide unter „Verschlucken“ etwas anderes. Wenn ich dieses Wort verwende, meine ich damit, dass die Synchronisation zwischen zwei Geräten mal hängt und verzögert stattfindet. Vielleicht auch, dass zur Problembehebung die Devonthink-App oder der Rechner neu gestartet werden muss.

Aber nein, das ist nicht euer Verständnis.

Devonthink lebt seit über einem Jahr mit ungelösten Sync-Problemen

Nehmen wir den folgenden Beitrag vom November 2019:

https://discourse.devontechnologies.com/t/sync-problems-still-happening-in-dt3/52122

Ein Nutzer schreibt, dass ihm schon bei Devonthink 2 aufgefallen war, dass zwei seiner Rechner nicht mehr synchronisierten. Beide Macs meldeten, dass alles gesynct sei, aber die Datenbanken auf beiden Rechnern waren nicht gleich. Und nun beobachtete dieser Nutzer unter Devonthink 3 das gleiche Verhalten.

Devontechnologies will das Sync-Problem weglächeln

Ein Nutzer namens Niels schreibt, dass dieses Problem zurzeit öfter gemeldet wird. Und man hätte ihm eine persönliche Antwort mit netten, weisen Worten geschrieben, deren Weisheit er leider nicht vollständig aufzunehmen in der Lage war – wie schade für ihn. 

Persönliche Nachrichten darf man eigentlich nicht veröffentlichen. Aber da dieses ein Jahr alte Zitat auch heute noch auf der Devonthink-Seite zu finden ist, hier die volle Devontechnologies-Weisheit in Originalsprache:

Dear [Name wurde wohl entfernt]

Just as it is with any machine (which is all a computer is), there can be occasional glitches that occur. It's no different than driving down the road and hearing a knocking sound. You may take it to a mechanic and they sometimes can't identify or reproduce the problem when they test drive it.

As a boss of mine once told me wisely: "A single data point does not constitute a trend." So reproducibility, or it being a known issue (like with automobile safety recalls), is more useful in any troubleshooting.

Nein. Ich werde das nicht übersetzen. Es war, glaube ich, als jemand bei Per Anhalter durch die Galaxis das drittschlechteste Gedicht der Galaxis vortrug, dass sich der Magen des Vortragenden durch die Speiseröhre nach innen wölbte und das Gehirn erwürgte. Ich habe Bedenken, mir könnte es ähnlich gehen, während ich diesen Käse übersetze.

Synchronisationsfehler sind keine „kleinen“ Bugs

Meine Familie besitzt zwei Devonthink-3-Lizenzen, die meiner Erinnerung nach als Upgrade je 100 Euro und neu je 200 Euro gekostet hätten. Dafür dürfen wir Devonthink 3 auf 4 Rechner installieren. Es handelt sich hier nicht um ein Billigprodukt.

Abgesehen vom Sammeln und Ordnen persönlicher Dokumente (wie in Evernote oder OneNote) verwenden wir Devonthink, um unsere digitale Ablage zu führen. Tatsächlich nutzen wir Devonthink auf 3 Rechnern mit 6 Profilen. Das bedeutet: Unsere DOKUMENTE-Datenbank gibt es sechsmal. Nehmen wir noch unsere beiden iPhones dazu, gibt es die DOKUMENTE-Datenbank sogar achtmal.

Und diese acht Versionen unseres digitalen Archivs möchten wir gern synchron halten. Zwei rechtlich und monetär wichtige Aufgaben erledigen wir mit Devonthink 3:

1. Die Steuererklärung
2. Die Abrechnung unserer Privaten Krankenversicherung

Seit Jahren scannen wir jeden Brief ein, sobald wir ihn erhalten. Seit Jahren achte ich akribisch darauf, dass alle wichtigen Dokumente korrekt benannt und getaggt sind, bevor ich sie in unsere DOKUMENTE-Datenbank verschiebe. Und seit Jahren wundere ich mich beim Erstellen unserer Einkommensteuererklärung, dass einige benötigte Dokumente in unserem digitalen Archiv fehlen. Bisher glaubte ich an Nachlässigkeit unsererseits. Langsam tue ich das nicht mehr.

Sowohl bei der Steuererklärung als auch bei der Abrechnung zur Privaten Krankenversicherung kann das zu finanziellen Einbußen führen, die schnell die Kosten von Devonthink überschreiten. Denn privat Krankenversicherte erhalten nach dem Arztbesuch eine Rechnung, die sie nach dem Bezahlen selbst bei der Krankenversicherung einreichen müssen. Nur dann gibt es das Geld auch wieder zurück.

Wundersame Tipps von Devontechnologies zur Behebung von Sync-Problemen

Schauen wir uns in einem anderen Beitrag an, welche wundersamen Wege Devontechnologies zur Problembehebung einschlagen will:

https://discourse.devontechnologies.com/t/sync-issue-dt3-dttg-dropbox/51215/9

Ein Nutzer namens „frmoses“ schreibt hier:

I contacted support and they suggested I “clean” the Database from the Mac in Preferences > Sync. I think what it does is reuploads a new database into the sync store.

Aha. Er soll also einfach den Sync-Store „cleanen“ und dann die Datenbank neu hochladen. Das ist ein Rat, der so abwegig ist, dass ich schreien könnte. Warum?

Wenn ich in den Sync-Einstellungen die Funktion „Datenbank leeren“ verwende, die dieser englischsprachige Nutzer hier erwähnt, bedeutet das nichts anderes, als dass nach dem Löschen aller enthaltenen Sync-Store-Inhalte die aktuelle Datenbank wieder hochgeladen wird. Der fehlerhafte Sync-Store wird also durch einen fehlerfreien ersetzt. 

Schön. Und wo sind die durch das Sync-Problem auf der Strecke gebliebenen Daten? Die werden durch den reparierten Sync-Store nun sehr schnell im Nirwana verschwinden. Denn sollte nun noch auf einer der sieben anderen Datenbank-Versionen noch eine Rechnung oder Datei liegen, die bisher nicht korrekt gesynct wurde, dann wird sie nun weggesynct – sie wird nach diesem Eingriff also von dem anderen Rechner gelöscht. Oder verstehe ich diesen Vorgang falsch?

Unsere Datenbank DOKUMENTE (verwendet nur von mir und meiner Frau) gibt es insgesamt achtmal (!) und sie enthält deutlich über tausend Dokumente. Wer soll bitte in der Lage sein, unter diesem acht Datenbanken, die auch noch unterschiedlichen Nutzern gehören, die herauszusuchen, die vollständig ist?

Vielleicht sollte man ein Back-up der Devonthink-Datenbank machen

Schadet nicht und wird auch seitens des Herstellers empfohlen. Tatsächlich werden auch auf allen Rechnern Back-ups gemacht. Das nutzt uns aber wenig, wenn der Sync-Prozess seit einiger Zeit nicht zuverlässig läuft. Denn tatsächlich dauert es je nach Datenart einige Zeit, bis man überhaupt misstrauisch wird. Und welche Datenbank spiele ich dann zurück? 

Ein Back-up löst meine Probleme nicht. Denn die bestehen nicht darin, dass meine Datenbank korrupt ist oder Daten verloren hat. Nein – sie hatte diese Daten niemals erhalten.

Wie erkenne ich ein Sync-Problem einer Devonthink-Datenbank?

Ich selbst nutze Devonthink To Do auf dem iPhone relativ wenig. Das liegt sicher daran, dass ich die App nicht für super-gelungen halte. Neue Dokumente scanne ich mit Scanbot, der sie automatisch in die Dropbox überträgt. Von dort landen sie automatisch beim nächsten Rechnerstart über eine automatisierte Ordneraktion in Devonthink. Klingt kompliziert, ist es aber nicht und funktioniert hervorragend.

Das Problem ist das Folgende: Ich arbeite entweder mit meinem MacBook oder am iMac. Das bedeutet: Mal poppt die eingescannte Datei hier auf und mal da. Und manchmal, wenn ich beide Rechner eingeschaltet nebeneinanderstehen habe, sogar auf beiden.

Bei einer intakten Synchronisation wird nun ein Rechner die neue Datei hochladen und anzeigen, dass die Datenbank vollständig gesynct ist. Kurz darauf wird Devonthink auf dem anderen Rechner diese Datei herunterladen und dann ebenfalls anzeigen, dass vollständig gesynct wurde.

Nicht so bei einem defekten Sync-Store. Da fügst du eine Datei auf dem MacBook ein, die Sync-Routine springt an und lädt die Datei hoch und zeigt danach an, vollständig synchronisiert zu sein. Aber auf dem anderen Rechner passiert nichts.

Also kitzelst du den anderen Rechner. Du nimmst dort Änderungen vor. Diese Änderungen werden hochgeladen und die Vollständigkeit der Synchronisation wird angezeigt. Aber auf Rechner 1 – keine Spur davon zu sehen. Also kitzelst du wieder Rechner 1 und änderst dort einen Dateinamen. Du glaubst, dass du nur erreichen musst, dass dieser Rechner den Sync-Store aufruft, um die Änderungen von Rechner 2 zu sehen. Nein. Rechner 1 lädt deine Änderung hoch, zeigt das Ende der Synchronisation an und spätestens jetzt ist klar, dass es ein Problem gibt.

Was schreibt Devontechnologies zu Sync-Problemen mit Devonthink 3?

Schauen wir uns noch einmal den letzten verlinkten Beitrag an:

https://discourse.devontechnologies.com/t/sync-issue-dt3-dttg-dropbox/51215/11

Darin berichtet ein User namens „MrBrillo“ im Oktober 2019, der Support hätte ihm Folgendes geschrieben:

We are unable to reproduce any issue so far and we have also not changed any of the code regarding Dropbox sync in a long time.

Nun sind wir dort, wo ich mich als Besitzer einer Software verschaukelt fühle. Der Anbieter von Devonthink – Devontechnologies – ist also nicht in der Lage, das Problem zu reproduzieren? Und sie hätten auch schon lange Zeit nichts am Programmcode der Sync-Funktion geändert.

Ja, natürlich habt ihr nichts verändert, ihr Nasen! Euer Kunde ganz oben aus meinem ersten Zitat schrieb doch, dass er die Probleme schon mit Devonthink 2 hatte und nun immer noch erlebt.

Nur um das zu klären: Ich arbeite gerade mit der Version 3.5.2 und installiere alle Updates sofort, wenn sie mir angezeigt werden. Dass allerdings der Anbieter von Devonthink die Probleme nicht reproduzieren kann, das halte ich für abwegig.

Zumindest halte ich es für abwegig, dass dieses Sync-Problem bei den Mitarbeitern von Devontechnologies noch nie aufgetreten sein soll. Ich kenne dieses Problem seit Jahren und verdränge es ebenso lange, weil es mir meistens bei unwichtigeren Datenbanken aufgefallen ist. Es tritt immer wieder mal auf. Und ich persönlich kann mir nicht vorstellen, dass es bei Devontechnologies noch nie aufgetreten sein soll. 

Wenn wir also davon sprechen, dass man das Problem nicht reproduzieren konnte, entschlüssele ich, dass man keine Lust dazu hatte, lange genug nach dem Fehler zu suchen. Oder man hatte andere Dinge zu tun, die Devontechnologies wichtiger erschienen. 

Meine Theorie zur Entstehung der Synchronisations-Probleme von Devonthink 3

Devontechnologies schreibt, sie wären nicht in der Lage, das Problem zu reproduzieren. Ich glaube das nicht. Aber ich will niemandem unrecht tun. Darum hier ein paar Hinweise, was ich so gemacht habe und was man einmal ausprobieren könnte (wenn man denn wirklich daran interessiert ist, den Fehler zu beheben).

Devonthink 3 ist eine teure Software. Und bevor man eine solche Software anschafft, macht man sich einige Gedanken, womit man die Ausgabe rechtfertigen will. Tatsächlich war mein (unser) Hauptrechtfertigungsargument, dass wir einen kompletten Schrank mit Ordnern abschaffen wollten. Das ist uns mit der DOKUMENTE-Datenbank auch gelungen. Aber selbstverständlich war das nicht alles. Denn wenn man das Programm nun auf dem Rechner hat, möchte man auch dessen Funktionen nutzen.

Meine Frau verwendet es für ihr Studium. Sie macht dort Stoffsammlungen, bereitet Hausarbeiten vor und sammelt Skripte und Ideen. Sie beschwerte sich schon vor langer Zeit darüber, dass ihr Dateien nicht oder sehr verspätet von ihrem MacBook Air auf unseren iMac übertragen werden – selbst wenn beide Rechner eingeschaltet sind. In meinen Augen ist dies sehr nah an dem, wozu Devonthink gemacht ist. Was genau könnte sie falsch gemacht haben?

Ich selbst habe durchaus ein paar unkonventionelle Einsatzzwecke ausprobiert. Vielleicht bringt uns das einer Lösung näher.

Probleme mit einer Bilderdatenbank in Devonthink

Die Möglichkeit, Bilder zu mit einer Wertung zu verstehen und nur innerhalb einer Datenbank zu taggen, finde ich super. Ich habe für jedes Jahr eine eigene Datenbank angelegt. So entsteht keine unendliche Tagwolke auf unseren Macs und man finden trotzdem alles sehr schnell. 

Ich mag die Fotos-App, aber leider legt diese App alle Bilder dort ab, wo ich sie nicht haben will. Also übertrage ich alle Bilder vom iPhone automatisch über die Dropbox-App in einen Ordner, von dem sie automatisiert nach Devonthink eingelesen werden. Soweit funktioniert es zuverlässig.

Devonthink beginnt dann damit, die Bilder in einen Sync-Store hochzuladen. Und hier könnte ein Ansatzpunkt liegen, wie der Fehler entsteht. Denn Devonthink tut das natürlich im Hintergrund, während man eigentlich eine ganz andere App nutzt. Und bis vor einiger Zeit, haben wir den Rechner immer heruntergefahren, wenn wir ihn nicht mehr benötigten. Die Folge davon könnte sein, dass der Synchronisationsprozess mitten in der Arbeit unterbrochen wurde.

Dass dadurch Daten nicht übertragen werden können, kann man Devonthink nicht ankreiden. Wohl aber sollte das Programm in der Lage sein, beim nächsten Start die Synchronisation weiterzuführen. Es könnte sein, dass genau hier das Problem entsteht.

Datenverlust bei Videos in Devonthink

Ich habe meine Videobearbeitung über Devonthink verwalten wollen und eine Screenflow-Datei mit einem Video nach Devonthink eingefügt. Die war zugegebenermaßen sehr groß und wahrscheinlich habe ich aus Unwissenheit den Computer heruntergefahren, bevor die Datei ganz hochgeladen war. Als ich sie das nächste Mal (auf dem gleichen Rechner) öffnete, waren die darin eingebetteten Screencasts nicht mehr vorhanden. 

Damals habe ich mich über mich selbst geärgert, weil klar war, dass die gigabytegroße Datei auf keinen Fall synchronisiert sein konnte, als ich den Rechner runterfuhr. Heute frage ich mich: Ist das aber ein Grund, warum darin enthaltene Daten verschwinden? Ich nehme mal an, dass das Screenflow-Format eine Paketdatei ist, innerhalb der auch eingebettete Videos abgelegt sind.

Also: Bestätigung der Theorie – auch hier wurde der Sync-Prozess abgebrochen und es trat ein Problem auf.

Kaputte Datenbank nach Synchronisierung eines E-Mail-Archivs

Ich habe mich im Jahr 2010 bei gmail angemeldet und nahezu niemals eine Mail gelöscht. Weiter vorne habe ich bereits berichtet, dass ich auf dem iMac etwas Platz sparen wollte. Verbinde ich gmail mit der Mail-App, werden scheinbar alle Mails per IMAP heruntergeladen und irgendwo in der Library abgelegt – mitten auf dem schnellen SSD-Speicher. 

Wieder eine Chance für Devonthink 3. Ich übertrug alle alten Mails dorthin und löschte sie aus gmail. Meiner Erinnerung nach waren das so um die 16.000 Mails. Im Lauf der Zeit suchte ich nach der optimalen Methode, mich zu organisieren. So wanderten diese 16.000 Mails von einer nur dafür erstellten Datenbank in eine Datenbank „ALT“ mit alten Dateien von alten Rechnern, alten Programm- und Konzeptdateien alter Projekte usw. 

Und wie kann es anders sein: Auch diesen Synchronisationsprozess habe ich mit Sicherheit unterbrochen, als ich meinen Rechner herunterfuhr.

Selbst schuld, kann von mir nun zurufen. Dann muss ich aber die Frage stellen: Welches Programm auf dieser Welt – außer Devonthink – erwartet, dass ein Synchronisationsprozess komplett abgeschlossen sein muss, bevor ich den Rechner runterfahren darf? Es macht keinen Sinn, das zu erwarten. Was ist, wenn sich der Rechner aufhängt? Was ist bei einem Stromausfall oder beim Ausfall von WLAN? Das sind doch keine abwegigen Szenarios. Nein. Ein Programm muss beim unerwarteten Abbruch einer Synchronisation in der Lage sein, diesen Prozess später fortzuführen.

Meine Datenbank mit alten Daten haderte jedenfalls von Anfang an mit den vielen E-Mails. 16.000 Dateien sind viel Zeug, aber sollten keine wirkliche Herausforderung für Devonthink darstellen.

Fazit: Was könnte nun die Synchronisations-Fehler von Devonthink 3 verursachen?

Nehmen wir einmal an, die Mitarbeiter von Devontechnologies würden ihre Rechner niemals runterfahren. Einige Leute empfehlen das ja. Nehmen wir weiter an, dort läuft Devonthink immer im Hintergrund (während ich es auch wieder schließe, wenn ich es nicht brauche). Wir hätten dann zwei Begebenheiten, die bei mir anders laufen, als bei denen.

Möglicherweise sollte man bei Devontechnologies damit herumspielen, das Programm auch einmal zu schließen und den Rechner nach getaner Arbeit herunterzufahren – auch wenn noch ein Synchronisationsprozess läuft. Ich könnte mir vorstellen, dass man relativ schnell das Problem nachstellen kann.

Nur um das noch einmal klarzustellen: Ich beschwere mich nicht, warum eine Datei von Rechner A nicht auf Rechner B zu finden ist, bevor Rechner A sie vollständig hochladen konnte. Ich beschwere mich darüber, dass Rechner A und Rechner B gleichzeitig eingeschaltet sind, dass sie in der Vergangenheit korrekt über den eingestellten Sync-Store synchronisierten aber nun keine Dateien mehr austauschen. Und dies, obwohl beide Rechner Änderungen hochladen und angeben, der Synchronisationsprozess sei beendet.

Ich habe gerade etwas entsprechendes mit der Dropbox-App auf dem iPhone erlebt. Normalerweise lädt diese App gemachte Bilder bei verfügbarem WLAN hoch. Das hat offenbar eine Weile nicht funktioniert und die App musste neu aufgerufen werden. Das tat ich gestern und siehe da – sofort begann die App damit die fehlenden Dateien hochzuladen. Genau so muss ein Synchronisationsprozess funktionieren und nicht anders.

Läuft die Synchronisierung über die iCloud zuverlässiger?

Ja, die iCloud als Apples eigene Lösung. Habe ich natürlich ausprobiert. Allerdings nicht lange genug, um Sync-Probleme erkennen zu können. Wenn ich das Folgende aber lese, habe ich nicht den Eindruck, dass es dort besser läuft:

https://discourse.devontechnologies.com/t/getting-icloud-back-in-sync/50150

Aber natürlich beantworte ich auch gern die Frage, warum mein Sync-Ausflug in die iCloud nur von kurzer Dauer war: Unser iMac ist SSD-mäßig etwas schwach auf der Brust. Aktuell sind noch 118 GB frei, die Kiste hängt also nicht am Limit. Trotzdem lohnt es sich, ein wenig darauf zu achten, wo man Platz sparen kann. Die Devonthink-Datenbanken liegen bei uns auf einer externen Platte.

Synchronisiere ich nun über die iCloud, war meine Beobachtung, dass irgendwo in der Library Dateien von der Größe des gesamten Sync-Stores abgelegt werden. Da der Sync-Store so groß ist wie die Datenbank und ich die Datenbank ja extra ausgelagert habe, um Platz zu sparen, macht zumindest aus dieser Herangehensweise die iCloud wenig Sinn. Bei der Dropbox habe ich ein solches Verhalten nicht beobachtet.

Die Sync-Einstellungen von Devonthink bieten die Option „Datenbank schnell überprüfen“

Absolut lachhaft. Da baut der Hersteller Devontechnologies extra in seinen Sync-Einstellungen die Möglichkeit ein, eine Datenbank zu überprüfen.

Der Theorie nach müsste dies eigentlich das Problem beheben. Denn im Sync-Store müsste ja die komplette Datenbank abgelegt sein. Mit anderen Worten: Wenn ich nun einen neuen Rechner kaufe und den mit einer neuen Devonthink-Installation mit unserem Familien-Sync-Store verbinde – dann würde unsere komplette Datenbank auf diesen neuen Rechner heruntergeladen (gesynct) werden.

Es müssen also alle Dateien in diesem Sync-Store vorhanden sein. Ich bin nun kein Programmierprofi, aber ein wenig programmieren kann ich auch. Wenn im Sync-Store alle Dateien abgelegt sind (in welcher Form auch immer), müsste ich demnach alle Dateien meiner Datenbank mit den Dateien im Sync-Store abgleichen.

Ist das so schwierig, dass ich nach über einem Jahr einen Blogartikel über eine sich offenbar im Tiefschlaf befindliche Firma Devontechnologies verfassen muss?

Ja, offenbar ist es so schwierig. Ich habe aktuell eine Datenbank auf meinen beiden Rechnern, die beide bei der Auswahl dieser Funktion eine Weile arbeiten, dabei auch zwei Dateien laden, aber sonst nichts. Die beiden Dateien sind aber nicht das, was dem jeweils anderen Rechner fehlt.

Aber wir haben Glück: Es gibt noch eine bessere Funktion.

Jetzt überprüfen wir die Datenbank „gründlich“

Ja, „Datenbank gründlich überprüfen“ heißt die Option, die Devonthink 3 für den gefrusteten Syncer noch bereithält.

„Moment“, sagst du. „Das habe ich gar nicht.“
„Hast du wohl“, sage ich. Denn Apple gefällt sich ja darin, einige Menüfunktionen hinter der Alt-Taste zu verstecken. Du rufst also die Sync-Einstellungen auf, klickst dort auf deinen Sync-Store und mit der rechten Maustaste auf die zugehörige Datenbank. Dann fixierst du mit den Augen den Punkt „Datenbank schnell überprüfen“ und klickst ALT.

Oh, Wunder! Nun erscheint dort „Datenbank gründlich überprüfen“. Sicher sind wir leidgeplagten Syncer Devontechnologies sehr dankbar dafür, dass man aus Gründen der Übersichtlichkeit, diese Option hinter der ALT-Taste verborgen hat.

Um es gleich zu schreiben: Lasst es. So ist zumindest meine Erfahrung. Devonthink arbeitet nach Auswahl dieser „gründlichen“ Datenbankprüfung eine lange Zeit und zeigt dann an, dass alles in Ordnung ist. Dies bei beiden Rechnern parallel, obwohl auf beiden Rechnern Dateien sind, die dem jeweils anderen fehlen.

Was genau, liebe Firma Devontechnologies, macht diese gründliche Datenbankprüfung? Wo genau sind denn die Dateien, die der eine Rechner hochgeladen hat, aber der andere nicht runterlädt? Und wo sind die Dateien des anderen Rechners, die der erste Rechner nicht erhält?

Nein, es gibt nicht das Problem, dass beide mit verschiedenen Sync-Stores verbunden sind. Denn ich habe niemals eine Datenbank von Rechner A zu Rechner B kopiert. Irgendwann einmal hat sich einer der Rechner eine komplette Datenbank heruntergesynct. Und wenn es in den ersten Tagen Probleme gegeben hätte, wäre mir das aufgefallen.

Was kann man tun, um die Sync-Probleme von Devonthink 3 zu lösen?

Kannst du etwas tun? Ja, du kannst die abwegigen Tipps von Devontechnologies befolgen, die du in den verlinkten Beiträgen findest. Abwegig, weil ich mich wundere, dass ein Anbieter seinen Kunden solche Lösungen zumutet. Ich würde mich beim Tippen einer solchen Antwort so sehr schämen, dass ich nicht mehr schreiben könnte. Warum ist so ein Umstand nötig? Warum kann das Programm den Sync-Prozess nicht selbst reparieren? Schließlich gibt es eine „gründlich überprüfen“-Funktion.

Ich habe tatsächlich eine Lösung gefunden, die funktioniert. Wenn ich meinen iMac mit meinem MacBook über die Bonjour-Funktion verbinde, nehmen die beiden nicht nur sofort Kontakt miteinander auf. Nein, sie tauschen auch sofort die jeweils dem anderen Rechner fehlenden Dateien aus.

Und tatsächlich – oh, Wunder! – danach scheinen beide Datenbanken synchron zu sein. Und beide Rechner beeilen sich, die nun hinzugekommenen Dateien auch in den Dropbox-Sync-Store hochzuladen.

Dort scheinen sie auch anzukommen, aber nicht so, dass das Problem behoben wäre. Ohne Bonjour ist auch weiterhin kein Sync möglich. 

Ist Bonjour die Lösung für die Sync-Probleme von Devonthink?

Nun schön. Bonjour könnte also das Problem zwischen meinem iMac und meinem MacBook lösen. Zumindest wenn ich zugestehe, dass ich zuerst mal mit meinem MacBook in mein Arbeitszimmer gehe und es mit dem iMac synchronisiere, bevor ich damit arbeiten kann. Aber Moment: Wenn ich doch eh ins Arbeitszimmer gehe, warum arbeite ich dann nicht gleich dort auf dem iMac?

Kann es vielleicht einen Grund geben, dass ich nicht im Arbeitszimmer bin? Vielleicht ist meine Frau gerade dort. Vielleicht bin ich unterwegs. Und unterwegs bedeutet, dass ich weit ab von Bonjour auf mein Dropbox-Sync angewiesen bin.

Und wie läuft es mit den Datenbank-Instanzen meiner Frau? Woher weiß ich, dass deren Daten auch in meiner DOKUMENTE-Datenbank landen? Mit wie viel Rechnern sollen wir denn täglich Bonjour machen.

Nein. Bonjour ist eine Krücke, aber keine Lösung. Zumindest dann nicht mehr, wenn man mit mehreren Personen auf einer Datenbank rumschrubben will. Nein, nicht die gleiche physische Datenbank-Datei. Das ist bei uns völlig getrennt. Alles wird brav über Sync-Stores synchronisiert und nur auf jeweils einem Profil eines Rechner verwendet. 

Was mich beim Devonthink-Sync richtig wütend macht

Alf sagt: „Etwas nicht zu können, ist kein Grund, es nicht zu tun.“ Aber von Alf würde ich keine Software kaufen.

Wenn ihr es nicht hinkriegt, liebe Leute von Devontechnologies, dann solltet ihr vielleicht eine Warnung in den Sync-Dialog einbauen. Das BetterTouchTool zeigt seit Jahren vorbildlich, wie es geht.

Zugegeben, die Synchronisierung läuft dort noch schlechter als eure. Aber man schreibt wenigstens „experimentell“ dazu und warnt darunter in roter Schrift. Vielleicht denkt ihr mal über so etwas nach. Ich füge einen Screenshot ein:

Wie bezeichnet Devonthink seine Sync-Funktion?

Schauen wir uns die folgende Informationsseite zu Devonthink an:

https://devontechnologies.com/de/apps/devonthink

Hier steht zumindest heute noch im rechten Menü ein Link zu einem Beitrag mit dem Namen: „Synchronisiert Daten sicher“. Und so sieht sie aus, die Seite:

https://devontechnologies.com/de/apps/devonthink/sync

In einer Box „Auf einen Blick“ am rechten Rand nennt Devontechnologies seine Sync-Funktion „Hocheffizient“ und „Sehr robust“.

„Hocheffizient“ – damit meint man wohl, dass die Synchronisation von Devonthink 3 schnell sein soll. Ich persönlich würde das „Hoch“ infrage stellen, aber für mich würde effizient ausreichen, ohne mir Grund zur Beschwerde zu geben.

„Sehr robust“ – soll das bedeuten, dass sich die Funktion nicht aufhängt? Auch hier würde mir robust reichen.

Aber Moment – war diese Seite nicht mit dem Wort „sicher“ von „Synchronisiert Daten sicher“ verlinkt? Ja, das war sie. Und die rechte Box gibt auch Antwort: „Sicher durch Verschlüsselung“.

Aha. Wir haben Glück. Man erleuchtet uns noch mit einem besonderen Stück Devontechnologies-Weisheit:

Lässt Sie ruhig schlafen

Eine starke AES-256-Bit-Verschlüsselung stellt sicher, dass Ihre privaten Daten privat bleiben. Unsere Synchronisierung verschlüsselt alle Daten, die sie über das lokale Netzwerk sendet oder auf iCloud, Dropbox oder WebDAV speichert. Weder die Dienstleister noch wir können die Daten ohne Ihre Zustimmung lesen.

Schön. Ich darf also ruhig schlafen, weil kein Fremder meine privaten Daten sehen kann. Das ist lobenswert. Sehr viel ruhiger würde ich schlafen, wenn meine privaten Daten während der Synchronisierung nicht verloren gehen würden, sodass ich sie auch selbst wieder sehen kann. Ich hab die Seite jetzt ein paarmal gelesen – so explizit verspricht man es mir aber nicht.

Meine Bewertung von Devonthink 3

Ich sehe mich gerade nach einem anderen Anbieter für unser digitales Archiv um. Habe auch schon etwas im Auge und schreibe einen Beitrag, sobald wir umgestiegen sind. 

Devontechnologies hat mein Vertrauen verspielt. Ich werde die Software nur noch für Dinge einsetzen, bei denen es nicht supertragisch ist, wenn etwas verloren geht. Wenn mich jemand persönlich fragt, wird er nach meiner Stellungnahme Devonthink 3 ganz sicher nicht mehr kaufen.

Gruselige Halloween wünscht Devontechnologies gerade auf seiner deutschen Startseite:

https://devontechnologies.com/de

Tatsächlich ist heute der 31.10.2020, 23:27 Uhr – was für ein passender Zufall.

Update: 2. Dezember 2021

Inzwischen verwende ich iCloud. Dachte eigentlich, ich hätte damals übertrieben und vielleicht wären die Dinge einfach dumm gelaufen.

Nein. Ich habe schon wieder zwei Datenbanken, die sich nur für ein paar Tage lang über die iCloud synchron gehalten haben. Das alte Problem tritt wieder auf: Beide Datenbanken melden, sie seinen gerade gesynct. Kleine und große Überprüfungen sagen, dass alles in Ordnung ist. Trotzdem fehlen auf dem MacBook Dateien, die auf dem iMac vorhanden sind und umgekehrt.

Tut mir leid, Devontechnologies – ich wüsste wirklich gern, was ich euch vorgehen mag. Ein solches Produkt zu vertreiben, würde ich mich nicht trauen.

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